Privacy (conform de wet op de privacy)

Algemene info

Op onze school gaan we zorgvuldig om met de privacy van onze leerlingen. We verzamelen doorheen de schoolloopbaan van je kind heel wat gegevens, zoals bij de inschrijving. We vragen alleen gegevens van je kind op als dat nodig is voor de leerlingenadministratie en begeleiding. De gegevens die nodig zijn voor de begeleiding van je kind verzamelen we voor ons beleid.

Voor alle verwerkingen van die zogenaamde persoonsgegevens is het schoolbestuur verantwoordelijk. 

De gegevens van je kind worden digitaal bewaard en veilig opgeslagen. We zien er op toe dat niet iedereen zomaar toegang heeft tot die gegevens. De toegang is beperkt tot de personen die betrokken zijn bij de begeleiding van je kind (zoals de klassenraad, het CLB, het ondersteuningsnetwerk).

Om goed te kunnen optreden bij risicosituaties, kunnen we uitzonderlijk ook gegevens over de gezondheidstoestand van je kind verwerken, maar dat gebeurt enkel met je schriftelijke toestemming. Je kunt je toestemming altijd intrekken.

Wij bewaren de gegevens van je kind maximaal 1 jaar nadat je kind de school verlaten heeft. Voor sommige gegevens is er een wettelijke bewaartermijn vastgesteld die langer kan zijn.

Je kunt als ouder ook zelf gegevens opvragen die we over je kind bewaren. Je kunt inzage krijgen in en uitleg bij die gegevens. Je kunt foutieve, onvolledige of verouderde gegevens laten verbeteren of verwijderen. Ook kun je een (digitale) kopie vragen. Dat kan door schriftelijk contact op te nemen met de directeur. We kunnen geen gegevens doorgeven over anderen, zoals medeleerlingen.

Welke info geven we door aan een andere school? 

Wanneer je kind van school verandert, zullen wij een aantal gegevens over de onderwijsloopbaan van je kind doorgeven aan de nieuwe school. Het gaat om de essentiële gegevens die de studieresultaten en studievoortgang van je kind bevorderen, monitoren, evalueren en attesteren. We doen die overdracht enkel in het belang van je kind.

Als ouder kun je die gegevens – op jouw verzoek - inzien. Je kunt je tegen de overdracht van de gegevens verzetten, voor zover de regelgeving de overdracht niet verplicht stelt. Als je niet wilt dat we bepaalde gegevens doorgeven, moet je ons dat schriftelijk binnen de 10 kalenderdagen na de inschrijving van je kind in de andere school laten weten. We zijn verplicht om aan de nieuwe school te melden als je kind een gemotiveerd verslag of een verslag heeft. De nieuwe school kan dit gemotiveerd verslag of verslag raadplegen via IRIS-CLB online. In geval van een verslag geven we daarvan ook een kopie aan de nieuwe school.

Gegevens die gaan over de schending van leefregels door je kind zijn nooit tussen scholen overdraagbaar.

Verwerkte oudergegevens

Om uw kind in te schrijven, te begeleiden en op te volgen in VZW Scholengemeenschap Ferdinand Verbiest is het noodzakelijk dat wij de volgende gegevens verwerken:

• elementaire identificatiegegevens;

• gezinssamenstelling;

• privé-contactgegevens (met i.h.b. telefoonnummer(s), adresgegevens, email);

• financiële bijzonderheden (met i.h.b. rekeningnummer, schoolonkosten, betalingen).

Ontvangers

• Het departement onderwijs is, via het Discimus-systeem van AgoDi, een ontvanger van een deel van jouw leerlingengegevens;

• de scholengemeenschap VZW Scholengemeenschap Ferdinand Verbiest ontvangt uw administratieve gegevens omwille van hun bevoegdheden om onderwijssubsidies en -werkingsmiddelen te beheren;

• het CLB is, indien het jou begeleidt, bevoegd om alle in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen;

• het ondersteuningsnetwerk is, indien van toepassing, bevoegd om een deel van de in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen;

• iedereen die deel uitmaakt van het multidisciplinair team dat jou begeleidt, is bevoegd om alle in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen;

• bij verificatie krijgt de onderwijsverificateur toegang tot administratieve gegevens, aanwezigheden, afwezigheidsbewijzen … in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak;

• bij inspectie is het mogelijk dat een onderwijsinspecteur ook toegang vraagt tot bepaalde leerlingengegevens in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak.

Verwerkers

Bij VZW Scholengemeenschap Ferdinand Verbiest worden onderstaande platformen gebruikt bij de verwerking van leerlingengegevens:

• Informat

• Google

• Scoodle rapport

• Scoodle zorg

• Scoodle agenda

• Bingel 

• Kabas

• Leesvoor.vlaanderen 

• Wisa (nog enkele jaren)

• iOmniwize

• Typing.Com

Rechten inzake privacy

Rechten uitoefenen

U kan zich steeds op onderstaande rechten beroepen:

• recht op informatie: u mag vragen welke gegevens van u verwerkt worden en wie er toegang toe heeft (zie ook verwijzing in § 2.6), waarom de school die persoonsgegevens nodig heeft of gebruikt en hoe lang ze bewaard worden;

• recht op inzage: u mag steeds de gegevens die de school van u heeft, inkijken a.d.h.v. een kopie;

• recht op verbetering: indien u fouten in uw gegevens vindt, mag u vragen om dit aan te passen. U kan ook aanvullingen toevoegen aan uw gegevens;

• recht op gegevenswissing: u kan vragen dat gegevens, die niet (meer) strikt noodzakelijk zijn voor de school, permanent en volledig verwijderd worden;

• recht op beperking van de verwerking: indien u bezwaar hebt (zie verder) tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen;

• recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien u bepaalde gegevens wenst over te dragen naar een nieuwe school of andere werkgever, dan faciliteert de school dit (in de mate van het mogelijke);

• recht van bezwaar: indien u niet akkoord bent met de grondslag van een verwerking of met de manier waarop bepaalde gegevens van u verwerkt worden, kan u zich hiertegen verzetten;

• recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming: wanneer de school algoritmes gebruikt om, zonder tussenkomst van mensen, bepaalde gevolgen te trekken uit (een deel van) uw gegevens (zie § 3.3), dan kan u zich hiertegen verzetten;

• recht om zijn/haar toestemming in te trekken: indien men u voor bepaalde verwerkingen de toestemming gevraagd heeft, kan u ten allen tijde kiezen om deze niet meer te verstrekken.

Voor meer uitleg over of om u op één van deze rechten te beroepen, gelieve u intern te richten tot privacy@sgfv.be. Bij eventuele disputen of twijfel, kan u zich ook wenden tot de toezichthoudende autoriteit inzake privacy en de verwerking van persoonsgegevens: https://www.privacycommission.be/

Gerechtvaardigd belang

Een aantal verwerkingen hebben een ‘gerechtvaardigd belang’ als grondslag:

• toezicht op telecommunicatie;

• de in § 2.4 vermelde doorgifte van jouw gegevens aan onderwijsinspectie.

Geautomatiseerde besluitvorming

Bij VZW Scholengemeenschap Ferdinand Verbiest  worden noch leerlingen, noch ouders onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming.

Al dan niet verstrekken van gegevens

De in § 2.2 en § 2.3 vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om de inschrijving op VZW Scholengemeenschap Ferdinand Verbiest  te kunnen starten. Met uitzondering van:

• rijksregisternummer;

• gezondheidsgegevens;

• afbeeldingen (voor public relations), zie toestemmingsformulier;

• contactgegevens, zie toestemmingsformulier i.v.m doorgeven contactgegevens naar secundaire scholen.

Inzage in, toelichting bij

Je kunt als ouder ook zelf gegevens opvragen die we over je kind bewaren. Je kunt inzage krijgen in en uitleg bij die gegevens. Je kunt foutieve, onvolledige of verouderde gegevens laten verbeteren of verwijderen. Ook kun je een (digitale) kopie vragen. Dat kan door schriftelijk contact op te nemen met Klik of tik om tekst in te voeren.. We kunnen geen gegevens doorgeven over anderen, zoals medeleerlingen.

Publicatie van beeld - en geluidsmateriaal

We publiceren geregeld beeldmateriaal op de website, op de blog, sociale media ... van de school. Bedoeling is daarmee geïnteresseerden op school en daarbuiten op een leuke wijze te informeren over de activiteiten op school. De personen die de opnames maken, zullen dit steeds doen met respect voor wie op de beelden staat. 

Bij het begin van de schoolloopbaan van je kind vragen we jou om toestemming voor het maken van deze opnames. Jouw toestemming die we via een toestemmingsformulier vragen, blijft voor de hele schoolloopbaan van uw kind gelden. Enkel indien we de beelden voor een ander doel dan vermeld op het formulier gebruiken, vragen we opnieuw jouw toelating. 

Je kan je toestemming altijd terug intrekken. 

Digicharter

Communicatie met ouders verloopt in principe via 4 kanalen: schooltelefoon, e-mail (of nieuwsbrieven) , een persoonlijk contact of Google Classroom.

Eventuele sociale media van de school gebruiken we niet om belangrijke zaken over te communiceren en zijn niet altijd in handen van de directie van de school. (Ook al lijkt dat soms zo…) We beschouwen deze kanalen dan ook als louter informatief en in zekere zin is dit éénrichtingsverkeer, omdat je als ouder niet altijd weet met wie je in contact bent.

Wat niet langer dan één dag kan wachten, communiceer je als ouder best via de schooltelefoon of via een persoonlijk contact. 

Enkele voorbeelden:

• Het melden van afwezigheden tijdens de schooluren via de schooltelefoon 

• Veranderingen in maaltijdregeling/ opvangregeling via de schooltelefoon, want de juffen lezen geen e-mail tijdens het lesgeven 

Wat niet dringend is, kan je via e-mail communiceren.

We vragen uitdrukkelijk om personeelsleden niet via persoonlijke telefoonnummers te contacteren, ook al beschik je hier misschien over. 

Op die manier hebben onze personeelsleden ook de kans om te deconnecteren van hun werk.

Indien ze daarover beschikken, gebruiken leerlingen het schooleigen schoolcommunicatieplatform (account van de school) om te communiceren met de leerkracht. (via e-mail of Google Classroom) Daarover worden in de klas afspraken gemaakt. 

Bij voorkeur wordt er door de leerlingen rechtstreeks mondeling in de klas gecommuniceerd. 

Van het personeel wordt verwacht dat ze hun schoolcommunicatie elke werkdag lezen en binnen een termijn van 3 werkdagen beantwoorden. We beschouwen vakanties, weekends en feestdagen niet als ‘werkdagen’ maar als digitaal luwe periodes. Mail je dus in een vakantie, dan kan je in principe ten laatste drie dagen na de eerste werkdag een antwoord terug verwachten.

We doen ons uiterste best om, zowel voor personeel als ouders, de berichtenstroom zo veel mogelijk te beperken. We bundelen informatie om geen overvloed aan verschillende, losse berichtjes te versturen.

Als de school met Google Classroom werkt, wordt alles wat taken, toetsen, opdrachten, mee te brengen materialen betreft, gecommuniceerd via Google Classroom. 

Andere, belangrijke informatie over uw kind wordt gecommuniceerd via e-mail, brieven, rapport of een persoonlijk contact.